Livre des recettes et registre des achats : le guide du revendeur
En micro-entreprise, la comptabilité est allégée, mais pas absente. Pour un revendeur, deux documents sont obligatoires : le livre des recettes et le registre des achats.
Qui doit les tenir
- Le livre des recettes : tous les micro-entrepreneurs.
- Le registre des achats : ceux qui vendent des marchandises, donc tous les revendeurs.
Ils servent à justifier le chiffre d’affaires que tu déclares à l’URSSAF et les marchandises que tu as achetées, en cas de contrôle.
Ce que contient le livre des recettes
Une ligne par encaissement, dans l’ordre chronologique, avec :
- la date d’encaissement ;
- l’identité du client (son nom ou son pseudo sur la plateforme) ;
- la nature de la vente (l’article vendu) ;
- le montant encaissé ;
- le mode d’encaissement (porte-monnaie de la plateforme, virement, espèces…) ;
- la référence du justificatif (numéro de commande, facture, relevé de la plateforme).
Pour les ventes au détail à des particuliers de moins de 76 € chacune, les recettes peuvent être inscrites globalement en fin de journée, à condition de garder les justificatifs.
Ce que contient le registre des achats
Une ligne par achat, dans l’ordre chronologique, avec :
- la date et le fournisseur (magasin, vide-grenier, particulier…) ;
- la nature de l’achat (l’article ou le lot) ;
- le montant et le mode de règlement ;
- la référence du justificatif : facture, ticket de caisse, ou pour un achat à un particulier, une capture de l’annonce et de la conversation.
Les cas propres à la revente
- Les achats en lot : note le lot entier dans le registre des achats. Pour suivre ta marge article par article, répartis son prix entre les articles du lot.
- La date d’encaissement, c’est le jour où la vente t’est payée, pas celui où l’acheteur a cliqué. Sur Vinted, l’argent arrive après la confirmation de la livraison.
- Le chiffre d’affaires déclaré à l’URSSAF correspond aux sommes encaissées sur la période, pas à ton bénéfice.
- Les frais de plateforme ou de port : selon les cas, ils ne se traitent pas de la même façon. Demande à un comptable si tu as un doute.
Papier, tableur ou logiciel ?
Aucun format n’est imposé : un cahier, un tableur ou un logiciel conviennent, tant que les informations sont complètes, chronologiques et qu’elles ne sont pas modifiées après coup. Garde tes registres et tes justificatifs 10 ans.
Le tableur est gratuit, mais il faut recopier chaque vente et chaque achat. Avec 50 ventes par mois sur trois plateformes, c’est là que les erreurs arrivent.
Des registres prêts avec OnceAndSold
OnceAndSold importe tes ventes Vinted, Leboncoin et eBay et prépare, par année civile :
- le livre des recettes : ventes payées à la date d’encaissement, au prix brut, avec l’acheteur quand il est connu, et le total par trimestre ;
- le registre des achats à partir des prix d’achat que tu as renseignés, un lot étant réparti entre ses ventes et le stock restant ;
- l’export CSV des deux, prêt pour ton comptable.
Le détail : statistiques et compta. Sur les seuils de déclaration des plateformes, voir aussi Vinted et DAC7.
Questions fréquentes
Un tableur Excel suffit-il pour le livre des recettes ?
Oui. Aucun format n’est imposé : un cahier, un tableur ou un logiciel conviennent, tant que les recettes sont notées dans l’ordre chronologique, avec toutes les informations obligatoires, et ne sont pas modifiées après coup.
Le registre des achats est-il obligatoire pour un revendeur ?
Oui. Les micro-entrepreneurs qui vendent des marchandises doivent tenir un registre des achats en plus du livre des recettes.
Combien de temps garder son livre des recettes et ses justificatifs ?
Dix ans. Garde aussi les justificatifs de chaque vente et de chaque achat : factures, tickets, relevés de la plateforme ou captures pour les achats à des particuliers.